Làm việc hybrid working sao cho hiệu quả?

Trong bối cảnh làm việc toàn cầu không ngừng thay đổi, mô hình hybrid working trở thành xu hướng chủ đạo đối với dân văn phòng.

Không chỉ mang lại sự linh hoạt, hybrid working còn đặt ra nhiều thách thức về tính hiệu quả.

Công nghệ "nâng tầm" hybrid working

Đối với hàng triệu dân văn phòng trên toàn cầu, đặc biệt là tại Việt Nam, hybrid working không chỉ là xu hướng mà đã trở thành chuẩn mực mới.

Đây là mô hình làm việc kết hợp, trong đó nhân viên linh hoạt xen kẽ giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa (thường là tại nhà hoặc các địa điểm khác).

Mô hình này cho phép người lao động tự do sắp xếp thời gian và địa điểm làm việc, tận dụng công nghệ như các công cụ cộng tác trực tuyến (Zoom, Microsoft Teams, Slack) để duy trì kết nối và hiệu quả công việc.

Ví dụ, trong một dự án đòi hỏi sự phối hợp giữa các phòng ban, việc sử dụng các kênh riêng biệt trên Slack hay Teams giúp mọi thông tin được tập trung, tránh tình trạng lạc mất trong "biển" email.

Tính năng chia sẻ màn hình, bảng trắng ảo trong các cuộc họp trực tuyến cũng mô phỏng hiệu quả sự tương tác trực tiếp, giúp các ý tưởng được truyền tải một cách rõ ràng và hiệu quả hơn.

Đây chính là bước đột phá, xóa nhòa rào cản địa lý và múi giờ, giúp các nhóm làm việc hiệu quả dù các thành viên đang ở văn phòng, tại nhà hay thậm chí là trong một chuyến công tác xa.

Việc quản lý công việc và dự án trong môi trường hybrid working cũng được nâng tầm nhờ công nghệ. Thay vì ghi chép lộn xộn hay phụ thuộc vào trí nhớ, những nền tảng như Asana, Trello, Jira hay Monday.com cho phép người dùng tạo danh sách việc cần làm, phân công nhiệm vụ cụ thể, thiết lập thời hạn, và theo dõi tiến độ chi tiết.

Điều quan trọng là các công cụ này cung cấp một cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc của từng cá nhân và của cả nhóm. Nhà quản lý có thể dễ dàng nhận diện điểm nghẽn, điều chỉnh kế hoạch, và phân bổ lại tài nguyên một cách hợp lý.

Đối với nhân viên, việc có một danh sách công việc rõ ràng, được ưu tiên và theo dõi chặt chẽ giúp họ tập trung hơn, giảm thiểu tình trạng bỏ sót việc và nâng cao năng suất cá nhân.

Hơn nữa, các tính năng tự động hóa như nhắc nhở hạn chót, tạo báo cáo tự động giúp giảm bớt gánh nặng hành chính, cho phép người lao động tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược và sáng tạo hơn.

Thách thức và giải pháp

Tuy nhiên việc sở hữu các công cụ tốt chưa đủ để tối đa hóa năng suất. Nó đòi hỏi một tư duy linh hoạt, khả năng tự quản lý cao và ý thức vững chắc về an ninh mạng.

Dân văn phòng cần chủ động học hỏi, cập nhật các tính năng mới của phần mềm, đồng thời phải thiết lập ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân để tránh tình trạng kiệt sức khi làm việc từ xa.

Về phía doanh nghiệp, cần đầu tư vào hạ tầng công nghệ, cung cấp các khóa đào tạo kỹ năng số cho nhân viên, xây dựng chính sách bảo mật dữ liệu chặt chẽ... Việc áp dụng các giải pháp như VPN, xác thực đa yếu tố và thường xuyên kiểm tra an ninh mạng sẽ giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm của công ty trong môi trường làm việc phân tán.

Hybrid working và công nghệ đang kiến tạo một phong cách làm việc hoàn toàn mới. Đối với dân văn phòng, việc làm chủ các công cụ số và liên tục nâng cao kỹ năng công nghệ không chỉ là con đường dẫn đến năng suất tối đa, mà còn là yếu tố then chốt để thích nghi và phát triển trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng biến động và cạnh tranh.

Năng suất không chỉ là làm nhiều việc hơn, mà là làm những việc đúng đắn một cách thông minh, và công nghệ chính là đòn bẩy mạnh mẽ để đạt được mục tiêu đó.